電子帳簿保存法ガイド｜請求書の保存要件を解説

1. 電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認め、そのルールを定めた法律です。1998年の制定以来、デジタル化の進展に合わせて改正が重ねられています。紙の書類をスキャンして保存する「電子保存」と、元から電子で授受した取引データを保存する「電子取引データの保存」の2つの柱があります。

2. 2024年1月改正のポイント

2024年1月の改正では、電子取引データの保存ルールが強化されました。メールで受け取った請求書PDF、電子帳簿システムで作成・受領した請求書データなど、電子で授受した取引情報は、原則として電子データのまま保存することが求められています。

紙で印刷してファイリングするだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たさない可能性があるため、適切な電子保存の仕組みを検討することが重要です。

3. 電子取引データ保存の要件

電子で授受した請求書・領収書・契約書などの取引データは、次のような要件を満たして保存する必要があります。

① 真正性の確保

データが改ざんされていないことを示す仕組みが必要です。タイムスタンプの付与、改ざん検知機能の利用などが該当します。

② 見読可能性の確保

税務調査時に、パソコンなどの画面や出力した書面を通じて、内容を確認できる状態で保存する必要があります。

③ 検索機能

取引年月日、取引金額、取引先名称などで検索できる機能が求められます。日付や金額での検索は必須です。

セイQで作成・出力した請求書PDFを、こうした要件を満たす形で保存・管理する仕組みを整えましょう。

4. 請求書PDFの保存方法

請求書をPDFで発行している場合、そのPDFは「電子取引データ」に該当します。メールで送付したり、ダウンロードしたりしたPDFは、電子のまま適切に保存する必要があります。

セイQでは請求書をPDF出力できるほか、発行した請求書の記録を管理する機能も備えています。電子帳簿保存法に沿った運用を検討する際の一助として活用できます。

5. セイQでの対応

セイQ（セイキュー）は請求書・見積書・納品書を作成し、PDF出力できるクラウド型ツールです。発行した請求書のPDFをダウンロードして保存するほか、発行記録をアプリ内で確認できます。